Nahezu jeder kennt das Problem: Mit steigender Anzahl von Aufgaben wird es immer schwieriger den Überblick zu bewahren, die einzelnen Arbeiten beginnen sich gegenseitig zu behindern, die Anforderungen verschwimmen zunehmend zu einer undifferenzierten Flut von Arbeit.
Permanenter Stress und erhöhte Fehleranfälligkeit sind die Folgen. Um Struktur in seine Arbeit zu bekommen und Aufgaben nach einem sinnvollen Schema zu bearbeiten, wurden verschiedene Konzepte entwickelt. Das wahrscheinlich bekannteste ist das sogenannte SMART-Prinzip. Wir wollen Ihnen diesen sehr praktikablen Ansatz im Folgenden kurz vorstellen.
Das SMART-Prinzip im Detail
Interessanterweise verursachen häufig gerade jene Aufgaben den meisten Stress, für die keine wirklich klaren Ziele festgelegt wurden. Es bleibt unklar, was bis wann zu geschehen hat und wie das ganze ablaufen soll. Ohne die klare Definition von Zielen werden Arbeiten gerne vor sich her geschoben, nur halbherzig angegangen und führen häufig zu Verunsicherung bei den Beteiligten. Unklarheiten schaffen Unsicherheit und Stress.
Das SMART-Prinzip setzt genau hier an: Für jede Aufgabe sind konkrete (Teil-) Ziele mit einem Zeitschema festzulegen. SMART ist ein Akronym und fasst die Hauptkriterien für sinnvolle Ziele zusammen:
- Spezifisch: Ziele müssen klar und konkret festgelegt werden, nicht vage und allgemein.
- Messbar: Ziele müssen messbar sein. Es muss klar sein, wann ein Ziel als erreicht anzusehen ist. Klare Kriterien sind dafür festzulegen.
- Ausführbar, akzeptabel: Ziele müssen für den Betroffenen auch akzeptabel sein, er muss mit der Vereinbarung einverstanden sein und die Zielvereinbarung annehmen.
- Realistisch, erreichbar: Die vereinbarten Ziele müssen auch mit realistischem Aufwand erreichbar sein, keine Wunder und Ausnahmeleistungen vereinbaren!
- Terminierbar: Zu jedem Ziel ist ein Termin festzulegen, bis zu dem das Ziel zu erreichen ist. Zielvereinbarungen sind nur mit einem konkreten Termin sinnvoll. Vereinbarungen, die zeitlich offen oder vage bleiben, führen erfahrungsgemäß zu wenig außer einem permanent schlechten Gewissen und einem diffusen Leistungsdruck.
Das SMART-Prinzip wird häufig als Instrument in der Mitarbeiterführung eingesetzt. Es kann aber von jedem auch sehr gut für die Strukturierung und zeitliche Aufteilung der eigenen Arbeit eingesetzt werden. Wichtig ist es, die (mit sich selbst) vereinbarten Ziele schriftlich festzuhalten.
Gerade das Niederschreiben sorgt für Klarheit und Sicherheit. Man hat dann einen Plan, an den man sich halten kann, gerade auch im Widerstand gegen das tägliche Klein-Klein, das sonst jeden vagen Plan ohne klare Ziele schnell wieder zum Scheitern bringt.
Tipp: Eine Vorauswahl nach dem Pareto-Prinzip treffen!
Das SMART-Konzept ist eine wunderbare Hilfe für die Strukturierung und zeitliche Einteilung vorhandener Aufgaben. Die Praxis zeigt zusätzlich, dass eine mitunter erstaunliche Zahl an Aufgaben überhaupt ausgeschieden werden kann, wenn man nach dem Pareto-Prinzip eine Vorauswahl relevanter Aufgaben trifft.
Dem Pareto-Prinzip liegt die Einsicht zugrunde, dass nur ein geringer Teil der täglichen Aufgaben wirklich relevant ist für die Erreichung der zentralen Ziele. In einer populären Formulierung: 80 Prozent der Ziele werden mit nur 20 Prozent des Aufwands erreicht, der Großteil der Anstrengungen wird auf das Erreichen der letzten oft nicht mehr wirklich wichtigen 20 Prozent verwendet oder geht überhaupt ins Leere.
Denken Sie nur an all die Verwaltungsvorgänge und Berichtspflichten in größeren Organisationen, die rasch zum Selbstzweck werden und keinen Beitrag zur Kreativität und Produktivität der Arbeit leisten. Die Ausführung der letzten Details und Kleinigkeiten ist häufig nicht mehr zwingend notwendig, bedeutet aber einen enormen Aufwand mit zweifelhaftem Mehrwert.
Die praktische Nutzung des Pareto-Prinzips liegt nun darin, eine strikte Vorauswahl seiner Aufgaben durchzuführen. Unwichtiges, das nicht wirklich einen Beitrag zu relevanten Zielen leistet, ist entweder überhaupt auszuscheiden oder soll tunlichst delegiert oder ausgelagert werden.
Konzentrieren Sie sich nur auf die Dinge, die Sie in Ihren zentralen Zielen weiterbringen. Für die Priorisierung der täglichen Aufgaben, d.h. für die Einteilung in wichtig und unwichtig samt zeitlicher Einordnung, wie dringend etwas ist, hat sich die sogenannte Eisenhower-Matrix bewährt.
Fazit
Eine klare Strukturierung der Arbeit mit Vereinbarung klarer Ziele schafft Sicherheit und sorgt für effizientes Arbeiten. Die Stressbelastung kann durch die klare Strukturierung und Zielsetzung deutlich verringert werden. Belastende Unsicherheiten über geforderte Leistungen und unklare Zeitrahmen fallen weg. Das SMART-Prinzip kann dabei sowohl als Instrument in der Mitarbeiterführung eingesetzt werden als auch für die Organisation der eigenen Arbeit. Das SMART-Prinzip entfaltete seine volle Wirksamkeit in Verbindung mit einer rigorosen Konzentration auf das Wesentliche.
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